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如何写出一封“完美电邮”?澳洲职场专家给出几点建议:千万不要这么写!(组图)

2021-03-16 来源: DailyMail 原文链接 评论6条

澳洲一位职场专家透露了如何写出一封完美正式邮件的秘诀,包括哪些内容绝对不能写。

如何写出一封“完美电邮”?澳洲职场专家给出几点建议:千万不要这么写!(组图) - 1

来自墨尔本Sue Ellson告诉《每日邮报》,为了能让收件人快速回复,邮件最好保持简洁,字体统一,避免使用缩写。

如何写出一封“完美电邮”?澳洲职场专家给出几点建议:千万不要这么写!(组图) - 2

Sue Ellson(图片来源:《每日邮报》)

在申请工作面试,给客户或其他同行业人士发邮件时,这些电子邮件建议将会很有帮助:

保持句子短小精悍

Sue说,在写邮件正文的时候,你应该确保每一段不要超过两行,这样更便于阅读。

用几句话概括一下发邮件的目的,可能能得到快速的回复。

她表示:“长邮件不太容易处理,所以尽量试着每句话都突出要点,要注意不是每个人都会立马查看邮件。”

写邮件时也没有必要分段缩进。

如何写出一封“完美电邮”?澳洲职场专家给出几点建议:千万不要这么写!(组图) - 3

(图片来源:《每日邮报》)

确保字体大小、颜色一致

Sue建议选择“合理大小”的字体,以方便阅读。字体不要小于10号,11或12号为佳。

把特定的句子或单词加粗,也可以凸显出正文的要点。

限制感叹号的使用

在给同事、客户或潜在老板写正式邮件时,最好避免使用某些标点符号。

Sue表示:“感叹号有些夸张,也不安全。如果每句话都有感叹号,就会降低‘真实’信息的影响力。”“感叹号太多也会被认为你是在大声喊话。”

如何写出一封“完美电邮”?澳洲职场专家给出几点建议:千万不要这么写!(组图) - 4

(图片来源:网络)

避免使用缩写

Sue表示,正式邮件中不应该使用缩写,因为可能会被误解。

她说:“不要在完整的单词上使用缩写——重要的是要让信息清晰易懂,而不是包含了歧义。”

“缩写很可能会被误解,尤其是当对方不熟悉口语行话的时候,不过如果你很了解对方,把所有的词都拼出来是浪费时间。”

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(图片来源:网络)

使用适当的结尾

从“kind regards”,以及简单的“thanks”和“yours sincerely”,网络中的语言可以极大改变邮件的语气。

Sue表示,最重要的是,结尾所用的术语应该基于你对收信人的熟悉程度。

例如,“cheers”可以在很随意的同事之间使用,但如果你不知道收信人的名字,就应该使用“yours faithfully”。

那些在邮件底部留下“Sent from iPhone”自动信息的人也会被认为不专业,或是很赶时间。

(Alan)

编译声明:本文系本站编译和整理自英文来源,仅代表原作者或原平台态度,不代表我方观点,文章或有适当删减。未获本站书面授权严禁转载,在获授权前提下,转载必须在醒目位置注明本文出处和具体网页链接。对未注明而擅自转载者,本站保留追究法律责任的权利。
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最新评论(6)
土澳居民1iMz2
土澳居民1iMz2 2021-03-16 回复
说的有些老套,跟不上时代了……old fashion
睡神附体
睡神附体 2021-03-16 回复
电子邮件还是要正式些
aney_lv
aney_lv 2021-03-16 回复
关键看对方是谁
LillianXian
LillianXian 2021-03-16 回复
以前都没注意
安吉牌彦子
安吉牌彦子 2021-03-16 回复
谢谢分享


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